Ärenden och mejl
Rutan Returärenden på ordern, ärendenas lägen, listan och mejlen.
Rutan på ordern
Ordern har rutan Returärenden med orderns ärenden, nyast först. Varje ärende har en rad som säger vad läget betyder och vem som gör nästa sak, till exempel att kunden har fått etiketten och att ärendet blir mottaget när Fraktjakt rapporterar paketet som levererat. Där står också varorna med sina orsaker, kundens kommentar och knapparna för det som går att göra. Varje nekande och avslut bekräftas innan kunden mejlas.
- Godkänn och Neka för ett inskickat ärende. Nekar du kan du skriva en förklaring, den skickas till kunden.
- Neka även för ett ärende som väntar på kundens betalning, eller där returen inte gick att skapa efter betalningen.
- Skicka betallänken igen för ett ärende som väntar på kundens betalning. Länken står också i ärendet, så du kan kopiera den. Mejlet går till e-postadressen på ordern. Har kunden skrivit fel adress rättar du den under Fakturering först, knappen sparar ordern.
- Försök igen när returen inte gick att skapa efter kundens betalning, när ett ärende har stått som Skapas hos Fraktjakt i tio minuter, eller när kunden betalade frakten medan Fraktjakt-tillägget var avaktiverat och ärendet står kvar som Väntar på betalning. Betalar butiken frakten går ett ärende som inte gick att skapa i stället tillbaka till Inskickat med felet, och godkänns igen. Skapar du returen med knappen Skapa retur på ordern går ärendet vidare av sig självt.
- Markera som mottagen för ett godkänt ärende. Återbetalningen av en retur gör du sedan på originalordern i WooCommerce.
- Avsluta ärendet, under Kommer paketet inte?, för ett godkänt ärende där paketet aldrig kommer, till exempel när kunden inte skickar det. Du kan skriva en förklaring till kunden. En ersättning eller reparationsorder som väntar som Pausad avbryts, och ersättningens vara går tillbaka i lager. Returen hos Fraktjakt avbokar du själv om den inte ska användas. Kommer paketet ändå fram blir ärendet mottaget, och du kan också markera det som mottaget.
- Ångra mottagning när du markerade ett ärende som mottaget av misstag. Ärendet går tillbaka till Etikett skapad, eller Godkänt om kunden inte fått någon etikett. Vid byte dras lagret av igen och ersättningen väntar på returen, om den inte redan är bokad. Kunden har redan fått mejlet om att paketet kommit fram. Har Fraktjakt rapporterat paketet som levererat går det inte att ångra.
- Skapa ersättningsorder när ett byte är godkänt men ersättningen inte gick att skapa.
På en ersättningsorder, en reparationsorder eller en order för returfrakt står i stället vilken order ärendet hanteras på.
Lägen
Kunden ser samma lägen i portalen, med tre undantag. Inskickat heter Anmält, Skapas hos Fraktjakt heter Godkänt och Etikett skapad heter Etikett klar. Under varje ärende står vad som händer härnäst.
| Läge | Betyder |
|---|---|
| Inskickat | Väntar på ditt godkännande, eller på ett nytt försök efter ett fel |
| Väntar på betalning | Kunden betalar frakten till butiken och har inte betalat än |
| Skapas hos Fraktjakt | Returen skapas just nu, eller stannade med ett fel efter kundens betalning |
| Godkänt | Finns hos Fraktjakt, etiketten är inte klar än |
| Etikett skapad | Kunden har fått etiketten |
| Mottaget | Paketet är levererat till butiken |
| Nekat | Kunden har fått besked. Nekades det för att frakten inte betalades kan kunden anmäla igen |
| Avslutat | Du avslutade ärendet utan att paketet kom fram, kunden har fått besked |
Listan
Under Fraktjakt -> Returärenden finns alla ärenden med läget som en färgad etikett, orsak och datum, och ett filter på läge. Gul betyder att ärendet väntar på dig, blå att det är på gång, grön att det är mottaget och röd att det är nekat. Grå betyder att ärendet väntar på kundens betalning eller är avslutat. Ett ärende öppnas på sin order. Under varje ärende finns Godkänn för ett inskickat ärende, Neka som öppnar ordern vid fältet för förklaringen, Markera som mottagen och Ångra mottagning. Flera ärenden markeras som mottagna med massåtgärden Markera som mottagna. Ärenden kan inte tas bort, de är historik.
I WooCommerces orderlista står orderns senaste ärende under fraktens etikett, till exempel Retur: Inskickat, med samma färger.
Mejlen
| Mejl | Till | När |
|---|---|---|
| Ny returanmälan | Butiken | Kunden anmäler retur, byte eller reparation |
| Anmälan mottagen | Kunden | Kunden anmäler, med besked om att vänta på dig eller att etiketten kommer. Går Betala frakt ut direkt skickas det mejlet i stället |
| Returetikett | Kunden | Etiketten har kommit från Fraktjakt |
| Ärende nekat eller avslutat | Kunden | Du nekar eller avslutar ärendet, eller ordern för frakten avbryts innan den är betald |
| Betala frakt | Kunden | Ett ärende där kunden betalar frakten är godkänt |
| Paket mottaget | Kunden | Paketet har kommit fram, via Fraktjakt eller när du markerar det |
Under WooCommerce -> Inställningar -> E-post börjar namnen med Fraktjakt. Mottagaren för Ny returanmälan anger du i mejlets inställningar, annars går det till webbplatsens e-post. WooCommerces mejl om Pausad, ny order och avbruten order skickas inte för ersättnings-, reparations- och returfraktordrar. Ersättningen får inte heller WooCommerces orderbekräftelse, och ordern för returfrakten inte mejlet om att den är skickad. Undantaget är en order kunden betalar med banköverföring, som får WooCommerces mejl med betalningsuppgifterna.
Personuppgifter
Ärendena ingår i WordPress export av personuppgifter. Vid radering tas kundens kommentar och ditt svar bort, även i pågående ärenden, om WooCommerce är inställt på att ta bort personuppgifter från ordrar. Ärendet står kvar med typ, läge, varor och orsaker. Ett förslag till integritetspolicyn finns under Inställningar -> Integritet.